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Le fichier d'importation CIMPORT
L’application Clients et facturation d’Acomba offre la possibilité d’importer des transactions et des paiements clients à l’aide des fichiers respectant le format CCImport. Une telle importation de données s’effectue par la procédure d’importation automatique.
Notez que l’application Clients et facturation d’Acomba permet également l’importation de transactions et de paiements clients selon le format ADX. Consultez le fichier ADX.doc pour plus d’information.
L’importation automatique
L’importation automatique est possible avec l’application Clients et facturation d’Acomba. Au démarrage, l’application vérifie l’existence de fichiers du nom CCImport.nnn, où « nnn » représente un nombre entre 001 et 999 (l’extension doit comporter 3 chiffres). Si le système détecte un fichier CCImport dans le sous-dossier Import du dossier de la société, il déclenche automatiquement la procédure d’importation.
Si une ou des erreurs surviennent lors de l’importation, seules les transactions et les paiements rejetés ne sont pas inscrits dans le Compte clients. Il y a alors création et mise à jour d’un fichier CCImport.err, dans lequel le système inscrit le nom du fichier en tentative d’importation suivi de la liste des erreurs rencontrées. Si le fichier CCImport.err existe déjà, résultat d’une importation ayant échouée précédemment, les nouvelles erreurs rencontrées sont tout simplement ajoutées au fichier existant. Le fichier des transactions clients à importer est renommé CCImp.nnn, où « nnn » a la même valeur qu’à l’origine.
Le nom du fichier
Le fichier à importer doit se nommer CCImport.nnn, où nnn prend une valeur entre 001 et 999. Le fichier doit être créé dans le sous-dossier Import du dossier de la société. Pour le besoins de ce tutotial, les espaces seront représenté par [ ].
La première ligne du fichier
La première ligne doit toujours être un commentaire servant à identifier le fichier de transactions clients. Peu importe le premier caractère utilisé, le système reconnaît cette ligne comme étant un commentaire. C'est cette ligne qui sera présentée à l'usager pour lui permettre d'identifier le fichier en importation.
Les commentaires supplémentaires
Toute ligne commençant par autre chose que F, C, A, T, X ou P (minuscule ou majuscule) sera considérée comme une ligne de commentaire lors de l'importation. Peu importe leur position dans le fichier, ces lignes seront ignorées lors de l'importation.
Les paramêtres
Un paramêtre permet de changer la structure du numéros de transactions clients. Un même fichier ne peut contenir qu’une seule structure, soit huit, neuf, dix, onze ou douze caractères.
| LFACT=XX | Change la longueur de la structure de numéros de transactions clients pour une valeur de
|
Les lignes de transactions clients
Les transactions clients pourront être inscrites selon deux formats différents.
- Le premier format se compose d’une seule ligne et sont inscrite aux Comptes clients sans incidence comptable.
- Le second format doit compter au moins trois lignes optionnelles et avec toutes les affectations comptables qui seront transférées à la Comptabilité par la procédure de rapport journalier.
La première ligne d’une transaction client
Syntaxe: ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]
||[Le premier caractère ]|Il n'est pas possible de mettre plusieurs lettre à la fois sur la même ligne.Doit être un __F__ pour une facture, un __C__ pour un crédit ou un __A__ pour un Autres frais.
[Les six (6) caractères suivants]|Exemple: 050102 pour indiquer le 2 janvier 2005. Si la date est composée de six blancs, le système utilisera la date du jour.Date selon le format AAMMJJ.
[Les huit (8) caractères suivants]|Inscrire le numéro de client. Il n'est pas possible d'inscrire des numéros suppérieur à 8 caractère.Numéro de client.
[Les huit (8) caractères suivants]|Ont peut inséré la ligne LFACT=12 avant le début des inscriptions pour utiliser une longueur de 12 caractères.Numéro de la transaction à importer.
[Les neuf (9) caractères suivants]|Il s'agit du montant qui sera inscrit dans le compte recevable associé au client. Celui-ci n’aura aucune incidence comptable. * Le montant doit être positif, en dollars et en cents, avec un point et non une virgule. * S'il y a plus de deux chiffres après le point, il y aura arrondissement au centième inférieur.Montant de la transaction.
[Les deux (2) caractères suivants]|Numéro de la fiche des termes de paiement client associé à la transaction. Si aucun termes de paiement n’est spécifié, les termes de paiement déterminés dans la fiche du client seront utilisés. Ce paramêtre est optionnel.Numéro de la fiche des termes de paiement client.
[Les deux (2) caractères suivants]|Numéro de vendeur auquel est associée la transaction. Si aucun vendeur n’est spécifié, le vendeur déterminé dans la fiche du client sera utilisé. Ce paramêtre est optionnel.Numéro de vendeur.
[Les dix (10) caractères suivants]|Il s’agit d’un champ alphanumérique, sans validation, permettant d’inscrire un commentaire ou un numéro de commande associé à la transaction.Référence pour la transaction.||
- Si l'inscription compte moins de caractères que le nombre indiqué, il faut compléter à droite avec des blancs.
- S'il y a des caractères supplémentaires sur cette ligne, ils seront ignorés lors de l'importation.
Les lignes suivantes d’une transaction client
Syntaxe: [ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]
||[Le premier caractère]|Mettre la lettre X s'il y a une description pour cette affectation et la lettre T dans le cas contraire.Doit être un __T__ ou __X__ (majuscule ou minuscule).
[Les sept (7) caractères suivants]|Le compte affecté par la première affectation comptable d’une transaction doit toujours correspondre au compte à recevoir déterminé dans la définition du compte recevable associé au client.Numéro de compte du plan comptable affecté par l’affectation comptable.
[Les trente (30) caractères suivants]|La description est utilisé seulement si l'affectation comptable débute par la lettre X et non T.Description de l'affectation
[Les dix-huit (18) caractères suivants]|Les neuf (9) premiers indiquent un montant au débit et les neuf (9) suivants, un montant au crédit. * Les montants doivent toujours être positifs. * Les montants doivent être en dollars et en cents, avec un point et sans virgule. * S'il n'y a pas de cents, le point n'est pas requis. * Le montant de la première affectation comptable d’une transaction doit toujours être égal au montant inscrit sur la ligne de transaction (F, C ou A). * Le point est significatif. S'il y a plus de deux chiffres après le point, il y aura arrondissement au centième inférieur.Montants de l'affectation.
[Les quinze (15) caractères suivants]|* L'application Coût de projets doit-etre démarrée. * Sa longueur varie selon la structure associée au numéro de projet pour la société. * Ce numéro est facultatif * Si l’affectation comptable ne concerne pas un projet, aucune information n’a besoin d’être inscrite. * Si un numéro de projet est inscrit, ce dernier doit être déjà existant dans la société. * Le total des montants affectés au débit et le total des montants affectés au crédit doivent être égaux. * Le montant maximal d’une affectation est 999 999.99 $.Numéro de projet associé à l’affectation comptable.
||
- Il faut toujours compléter les champs à gauche avec des blancs.
- Le nombre maximal d’affectations pour une transaction client est 999 dans l’application Clients et facturation d’Acomba.
- L’inscription est considérée complète si on rencontre le début d’une autre inscription (F, C, A ou P) ou la fin du fichier.
La ligne de paiements clients
Les transactions affectées par le paiement à importer seront déterminées automatiquement par le système. En fait, le montant du paiement s’appliquera aux transactions associées au client, de la plus ancienne à la plus récente, et ce, jusqu’à ce que le montant du paiement soit appliqué en entier.
Les paiements clients pourront être inscrits selon deux formats différents.
- Le premier format: Les paiements sont inscrite aux Comptes clients sans incidence comptable.
- Le second format: Les paiements ont une incidence comptable et seront transférés à la Comptabilité.
Syntaxe: [P][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]
||[Le premier caractère]|Doit être un P (minuscule ou majuscule).
[Les six (6) caractères suivants]|Exemple: 050102 pour indiquer le 2 janvier 2005. Si la date est composée de six blancs, le système utilisera la date du jour.Date selon le format AAMMJJ.
[Les huit (8) caractères suivants]|Inscrire le numéro de client. Il n'est pas possible d'inscrire des numéros suppérieur à 8 caractère.Numéro de client.
[Les dix (10) caractères suivants]|Il s'agit du montant qui sera inscrit dans le compte recevable associé au client. Celui-ci n’aura aucune incidence comptable. * Le montant doit être positif, en dollars et en cents, avec un point et non une virgule. * Le point est significatif. S'il y a plus de deux chiffres après le point, il y aura arrondissement au centième inférieurMontant du paiement.
[Le caractère suivant]|Permet d’indiquer si le système doit tenir compte des escomptes automatiques ou non lors de l'application du paiement. La lettre N pour non et tout les autres lettres ou espace pour oui.Tenir compte des escomptes automatiques.
[Le caractère suivant]|Permet d’indiquer si le paiement devra être transféré à la Comptabilité par la procédure de rapport journalier. N: Les affectations comptables générées par le paiement n’apparaîtront pas dans un prochain rapport journalier. O: Les affectations comptables générées par le paiement apparaîtront dans le prochain rapport journalier. Tous autres caractère = Oui.Visible dans rapport journalier.
[Les deux (2) caractères suivants]|Ce paramêtre est optionnel, si des blancs sont inscrits pour ce champ, alors le mode de paiement utilisé est comptant. ||Inscription|Mode de paiement 0|comptant; 1|paiement direct; 2|chèque; 3|carte de crédit 1; 4|carte de crédit 2; 5|carte de crédit 3; 6|carte de crédit 4; 7|carte de crédit 5; 8|carte de crédit 6; 9|prélèvement (à venir dans Acomba); 10|prélèvement en attente (à venir dans Acomba).|| Note: 10 est présentement utilisé pour multiple et 11 pour Périodique. Il ne sont pas importable. Lorsque le deuxième paramètre optionnel d’un paiement client est O, les affectations comptables générées par le système affecteront les comptes du plan comptable définis pour chacun des modes de paiement dans le compte recevable associé au client.Spécifier le mode de paiement utilisé.||
Au moins deux lignes vides doivent être insérées à la fin du fichier afin que la lecture de ce dernier s’effectue correctement.
Les causes de rejet lors de l’importation
''Dans le cas des transactions clients :''
• Format de la transaction invalide (moins de 31 caractères après F, C ou A);
• Date invalide;
• Numéro de client invalide;
• Numéro de transaction invalide;
• Numéro de transaction déjà utilisé pour le même client dans le système;
• Montant négatif;
• Montant supérieur à 999 999,99 $.
''Dans le cas des affectations comptables des transactions clients :''
• La transaction ne balance pas;
• Montant de la première affectation différent du montant inscrit à la ligne de transaction;
• Le compte affecté par la première affectation ne correspond pas au compte à recevoir du compte recevable associé au client;
• Montant d'une affectation négatif;
• Montant d'une affectation supérieur à 999 999,99 $;
• Format du montant invalide;
• Compte de plan comptable inexistant;
• Nombre d'affectations supérieur à 999;
• Format de la transaction invalide (différent de 26 caractères);
• Nom du fichier invalide ou inexistant.
''Causes de rejet dans le cas des paiements clients :''
• Format du paiement invalide (moins de 24 caractères après P);
• Numéro de client invalide;
• Montant de paiement négatif;
• Montant de paiement supérieur à 9 999 999.99 $;
• Mode de paiement invalide.