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Le fichier d'importation CIMPORT
L’application Fournisseurs d’Acomba offre la possibilité d’importer des transactions et des paiements fournisseurs à l’aide des fichiers respectant le format CFImport. Une telle importation de données s’effectue par la procédure d’importation automatique.
Notez que l’application Fournisseurs d’Acomba permet également l’importation de transactions et de paiements fournisseurs selon le format ADX. Consultez le fichier ADX.doc pour plus d’information.
L’importation automatique
L’importation automatique est possible avec l’application Fournisseurs d’Acomba. Au démarrage, l’application vérifie, dans le répertoire de la société, l’existence de fichiers du nom CFimport.nnn, où « nnn » représente un chiffre entre 001 et 999 (l’extension doit comporter 3 chiffres). Si le système détecte un fichier CFimport dans le sous-dossier Import du dossier de la société, il déclenche automatiquement la procédure d’importation.
Si une ou des erreurs surviennent lors de l’importation, seules les transactions et les paiements rejetés ne sont pas inscrits dans le Compte fournisseurs. Il y a alors création et mise à jour d’un fichier CFimport.err, dans lequel le système inscrit le nom du fichier en tentative d’importation suivi de la liste des erreurs rencontrées. Si le fichier CFimport.err existe déjà, résultat d’une importation ayant échouée précédemment, les nouvelles erreurs rencontrées sont tout simplement ajoutées au fichier existant. Le fichier des transactions fournisseurs à importer est renommé CFimp.nnn, où « nnn » a la même valeur qu’à l’origine.
Le nom du fichier
Le fichier à importer doit se nommer CFimport.nnn, où nnn prend une valeur entre 001 et 999. Le fichier doit être créé dans le sous-dossier Import du dossier de la société. Pour le besoins de ce tutotial, les espaces seront représenté par [ ].
La première ligne du fichier
La première ligne doit toujours être un commentaire servant à identifier le fichier de transactions fournisseurs. Peu importe le premier caractère utilisé, le système reconnaît cette ligne comme étant un commentaire. C'est cette ligne qui sera présentée à l'usager pour lui permettre d'identifier le fichier en importation.
Les commentaires supplémentaires
Toute ligne commençant par autre chose que F, C, A, I, T, X, R ou P (minuscule ou majuscule) sera considérée comme ligne de commentaire lors de l'importation. Peu importe leur position dans le fichier, ces lignes seront ignorées lors de l'importation.
Les paramêtres
Un paramêtre permet de changer la structure du numéros de transactions fournisseurs. Un même fichier ne peut contenir qu’une seule structure, soit huit, neuf, dix, onze ou douze caractères.
| LFACT=XX | Change la longueur de la structure de numéros de transactions fournisseur pour une valeur de
|
Les lignes de transactions fournisseurs
Les transactions fournisseurs pourront être inscrites selon deux formats différents.
- Le premier format : Se compose d’une seule ligne et sans incidence comptable.
- Le second format: Doit compter au moins trois lignes et les transactions complètes, avec toutes les affectations comptables.
La première ligne d’une transaction fournisseur
Syntaxe: [ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]
||[Le premier caractère ]|Il F désigne une facture; C, un crédit ; I, une charge d’intérêts ; A, d’autres frais..Doit être un __F__, __C__, __I__ ou __A__ (minuscule ou majuscule) pour identifier le type de la transaction à inscrire.
[Les six (6) caractères suivants]|Exemple: 050102 pour indiquer le 2 janvier 2005. Si la date est composée de six blancs, le système utilisera la date du jour.Date selon le format AAMMJJ.
[Les huit (8) caractères suivants]|Inscrire le numéro de fournisseur. Il n'est pas possible d'inscrire des numéros suppérieur à 8 caractère.Numéro de fournisseur.
[Les huit (8) caractères suivants]|Ont peut inséré la ligne LFACT=12 avant le début des inscriptions pour utiliser une longueur de 12 caractères.Numéro de la transaction à importer.
[Les neuf (9) caractères suivants]|Il s'agit du montant qui sera inscrit dans le journal des comptes à payer. Celui-ci n’aura aucune incidence comptable. * Le montant doit être positif, en dollars et en cents, avec un point et non une virgule. * S'il y a plus de deux chiffres après le point, il y aura arrondissement au centième inférieur.Montant de la transaction.
[Les deux (2) caractères suivants]|Numéro de la fiche des termes de paiement fournisseur associé à la transaction. Si aucun numéro de termes de paiement n’est spécifié, les termes de paiement déterminés dans la fiche du fournisseur seront utilisés. Ce paramêtre est optionnel.Numéro de la fiche des termes de paiement fournisseur.
[Les dix (10) caractères suivants]|Il s'agit d'un champ alphanumérique, sans validation, permettant d'inscrire un commentaire ou un numéro de bon d'achat associé à la transaction.Référence pour la transaction.||
- Si l'inscription compte moins de caractères que le nombre indiqué, il faut compléter à droite avec des blancs.
- S'il y a des caractères supplémentaires sur cette ligne, ils seront ignorés lors de l'importation.
Les lignes suivantes d’une transaction fournisseur
Syntaxe: [ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]
||[Le premier caractère]|Mettre la lettre X s'il y a une description pour cette affectation et la lettre T dans le cas contraire.Doit être un __T__ ou __X__ (majuscule ou minuscule).
[Les sept (7) caractères suivants]|Le compte affecté par la première affectation comptable d’une transaction doit toujours correspondre au compte à payer déterminé dans la définition du compte payable associé au fournisseur.Numéro de compte du plan comptable affecté par l’affectation comptable.
[Les trente (30) caractères suivants]|La description est utilisé seulement si l'affectation comptable débute par la lettre X et non T.Description de l'affectation
[Les dix-huit (18) caractères suivants]|Les neuf (9) premiers indiquent un montant au débit et les neuf (9) suivants, un montant au crédit. * Les montants doivent toujours être positifs. * Les montants doivent être en dollars et en cents, avec un point et sans virgule. * S'il n'y a pas de cents, le point n'est pas requis. * Le montant de la première affectation comptable d’une transaction doit toujours être égal au montant inscrit sur la ligne de transaction. * Le point est significatif. S'il y a plus de deux chiffres après le point, il y aura arrondissement au centième inférieur.Montants de l'affectation.
[Les quinze (15) caractères suivants]|* L'application Coût de projets doit-etre démarrée. * Sa longueur varie selon la structure associée au numéro de projet pour la société. * Ce numéro est facultatif * Si l’affectation comptable ne concerne pas un projet, aucune information n’a besoin d’être inscrite. * Si un numéro de projet est inscrit, ce dernier doit être déjà existant dans la société. * Le total des montants affectés au débit et le total des montants affectés au crédit doivent être égaux. * Le montant maximal d’une affectation est 999 999.99 $.Numéro de projet associé à l’affectation comptable.
||
- Il faut toujours compléter les champs à gauche avec des blancs.
- Le nombre maximal d'affectations pour une transaction fournisseur est 999 dans l’application Fournisseurs d’Acomba.
- L’inscription est considérée complète si on rencontre le début d’une autre inscription (F, C, I, A ou P) ou la fin du fichier.
Les lignes de paiements fournisseurs
Les paiements fournisseurs pourront être inscrits selon deux formats différents.
- Le premier format: Ne demande aucune mention supplémentaire
- Le second format: Avec lignes d'affectations supplémentaire.
La première ligne d’un paiement fournisseur
Syntaxe: [R][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]
||[Le premier caractère]|Doit être un R (minuscule ou majuscule).
[Les six (6) caractères suivants]|Exemple: 050102 pour indiquer le 2 janvier 2005. Si la date est composée de six blancs, le système utilisera la date du jour.Date selon le format AAMMJJ.
[Les huit (8) caractères suivants]|Inscrire le numéro de fournisseur. Il n'est pas possible d'inscrire des numéros suppérieur à 8 caractère.Numéro de fournisseur.
[Les sept (7) caractères suivants]|Il s'agit du compte de banque affecté par le paiement fournisseur.Compte de banque affecté par le paiement.
[Les onze (11) caractères suivants]|Le montant du paiement doit correspondre à la somme des montants de paiement et d’escompte de chaque ligne de paiement (lignes débutant par P). Un montant négatif indique que le paiement est un encaissement fournisseur. * Le montant doit être en dollars et en cents, avec un point et non une virgule. * Le point est significatif. S'il y a plus de deux chiffres après le point, il y aura arrondissement au centième inférieurMontant du paiement.||
Les lignes suivantes d’un paiement fournisseur
Syntaxe: [P][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]
||[Le premier caractère]|Doit être un P (majuscule ou minuscule).
[Le caractères suivants]|Il F désigne une facture; C, un crédit ; I, une charge d’intérêts ; A, d’autres frais..Doit être un __A__, __C__, __F__ ou __I__ (minuscule ou majuscule) pour identifier le type de la transaction à laquelle s'applique le paiement.
[Les six (6) caractères suivants]|Exemple: 050102 pour indiquer le 2 janvier 2005. Si la date est composée de six blancs, le système utilisera la date du jour.Date selon le format AAMMJJ.
[Les huit (8) caractères suivants]|Ont peut inséré la ligne LFACT=12 avant le début des inscriptions pour utiliser une longueur de 12 caractères.Numéro de facture à payer
[Les dix (10) caractères suivants]|* * Les montants doivent toujours être positifs. * Les montants doivent être en dollars et en cents, avec un point et sans virgule. * S'il n'y a pas de cents, le point n'est pas requis.Montant du paiement.
[Les huit (8) caractères suivants]|Ont peut inséré la ligne LFACT=12 avant le début des inscriptions pour utiliser une longueur de 12 caractères.Numéro de facture à payer.
[Les dix (10) caractères suivants]|* * Les montants doivent toujours être positifs. * Les montants doivent être en dollars et en cents, avec un point et sans virgule. * S'il n'y a pas de cents, le point n'est pas requis.Montant de l'escompte appliqué sur le montant du paiement.
||
- Il faut toujours compléter les champs à gauche avec des blancs.
- Le nombre maximal d'affectations pour une transaction fournisseur est 999 dans l’application Fournisseurs d’Acomba.
- L’inscription est considérée complète si on rencontre le début d’une autre inscription (F, C, I, A ou P) ou la fin du fichier.
Au moins deux lignes vides doivent être insérées à la fin du fichier afin que la lecture de ce dernier s’effectue correctement.
Les causes de rejet lors de l’importation
''Causes de rejet dans le cas des transactions fournisseurs''
- Format de la transaction invalide (moins de 36 caractères)
- Date invalide
- Numéro de fournisseur invalide
- Numéro de transaction invalide
- Numéro de transaction déjà utilisé pour le même fournisseur dans le système
- Montant négatif
- Montant supérieur à 999 999,99 $
''Causes de rejet dans le cas des affectations comptables des transactions fournisseurs :''
- Écriture qui ne balance pas
- Montant de la première affectation différent du montant inscrit à la ligne de transaction
- Le compte affecté par la première affectation ne correspond pas au compte à payer du fournisseur
- Montant d'une affectation négatif
- Montant d'une affectation supérieur à 999 999.99 $
- Format du montant invalide
- Compte du plan comptable inexistant
- Nombre d'affectations supérieur à 999
- Format de la transaction invalide (différent de 26 caractères)
- Nom du fichier invalide ou inexistant
''Causes de rejet dans le cas des paiements fournisseurs :''
- Montant du paiement non défini
- Montant du paiement plus élevé que le solde de la facture
- Les montants de paiement et d'escompte sont inférieurs à 0
- Montant de paiement supérieur à 9 999 999,99
''Causes de rejet dans le cas des lignes de paiements fournisseurs :''
- Nombre de lignes de paiements supérieur à 999
- Montant d'escompte non défini
- Montant d’escompte invalide
- Toutes les factures payées par ce chèque n’affectent pas le même compte à payer
- Type de facture non défini
- Type de facture invalide
- Le type de facture et celui de la ligne de paiement ne correspondent pas
- Numéro de la facture non défini
- Numéro de facture invalide