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Le fichier d'importation GLIMPORT
L’application Comptabilité d’Acomba offre la possibilité d’importer des écritures comptables à l’aide de fichiers respectant le format GLImport. Une telle importation de données peut s’effectuer de deux façons différentes : manuellement ou automatiquement. Notez que l’application Comptabilité d’Acomba permet également l’importation d’écritures comptables selon le format ADX. Consultez le fichier ADX.doc pour plus d’information.
L'importation manuelle
L’importation manuelle est possible avec l’application Comptabilité d’Acomba.
Voir les étapes à suivre pour activer l’importation manuelle
1. Dans le menu Saisie, sélectionnez Utilitaires puis Importation de données
2. Sélectionnez l’option Transactions à la Comptabilité (GLimport)
3. Cochez la case Transactions, sous l’onglet Comptabilité
4. Cliquez sur Importer
5. Sélectionnez le fichier à importer
6. Sélectionnez le type d’importation à effectuer
7. Répondez à la question « Voulez-vous que la conversion automatique majuscule-minuscule soit faite ? ».
Si l’importation s’effectue avec succès, le fichier Glimport des écritures à importer sera supprimé automatiquement.
Si un problème survient lors de l'importation, il y aura alors création d'un fichier GLimport.err. Le système y inscrit le nom du fichier en tentative d'importation suivi de la liste des erreurs rencontrées. Si le fichier GLimport.err existe déjà, résultat d'une importation ayant échouée précédemment, les nouvelles erreurs seront tout simplement ajoutées au fichier existant. Le fichier Glimport d'écritures à importer ne sera pas effacé.
Le logiciel demande ensuite si l'usager désire importer un fichier supplémentaire. Si la réponse est NON, le système Acomba ferme la fenêtre Importation de données alors que le système retourne au menu Procédures utilitaires. Si la réponse est OUI, le système demande le nom du nouveau fichier à importer.
L’importation automatique
L’importation automatique est possible avec l’application Comptabilité d’Acomba. Au démarrage, l’application vérifie, dans le répertoire de la société, l'existence de fichiers du nom de GLImport.nnn, où “ nnn ” représente un chiffre entre 001 et 999 (l'extension doit comporter 3 chiffres). Si le système détecte un fichier GLImport dans le sous-dossier Import du dossier de la société, il déclenche automatiquement la procédure d’importation.
Si une ou des erreurs surviennent lors de l'importation, seules les écritures rejetées ne sont pas inscrites au Grand livre. Il y a alors création et mise à jour d'un fichier GLImport.err, dans lequel le système inscrit le nom du fichier en tentative d'importation suivi de la liste des erreurs rencontrées. Si le fichier GLImport.err existe déjà, résultat d'une importation manquée précédemment, les nouvelles erreurs rencontrées sont tout simplement ajoutées au fichier existant. Le fichier des écritures à importer est renommé GLImp.nnn, où “ nnn ” a la même valeur qu'à l'origine.
Le nom du fichier
''Importation manuelle :''
Vous pouvez donner le nom que vous désirez. Il suffit de le mentionner lors de l'importation. Vous pouvez aussi le créer dans n'importe quel sous-répertoire, sur n'importe quel disque.
''Importation automatique :''
Le fichier à importer doit alors se nommer GLImport.nnn, où nnn prend une valeur entre 001 et 999. Le fichier doit être créé dans le sous-dossier Import du dossier de la société. Pour le besoins de ce tutotial, les espaces seront représenté par [ ].
La première ligne du fichier
''Importation manuelle :''
La première ligne peut être utilisée pour mettre un commentaire. Vous devez cependant éviter d'utiliser les lettres C, D, E, Q, T ou X comme premier caractère, car ces lettres sont réservées pour identifier le contenu de chacune des lignes. Leur emploi comme premier caractère sur une ligne de commentaire amènera simplement un message d'erreur lors de l'importation. Vous pouvez également commencer votre fichier directement avec la première écriture à importer sans mettre cette ligne de commentaire.
''Importation automatique :''
La première ligne doit toujours être un commentaire servant à identifier le fichier d'écritures. Peu importe le premier caractère utilisé, le système reconnaît cette ligne comme étant un commentaire. C'est cette ligne qui sera présentée à l'usager pour lui permettre d'identifier le fichier en importation.
Les commentaires supplémentaires
Toute ligne commençant par autre chose que C, D, E, Q, T ou X (majuscule ou minuscule) sera considérée comme ligne de commentaire lors de l'importation. Peu importe leur position dans le fichier, ces lignes seront ignorées lors de l'importation.
Les paramêtres
Certains paramêtres permettent de changer le format du fichier d'importation. Un même fichier ne peut contenir qu’une seule structure par type de champs, mais il peu y avoir plusieurs paramêtres différent pour un seul fichiers.
||LGL5|Utiliser une numérotation de comptes de plan comptable de cinq caractères.
LGL7|Utiliser une numérotation de comptes de plan comptable de sept caractères.
LCD5|Utiliser une numérotation de chèques ou des dépôts de cinq caractères.
LCD7|Utiliser une numérotation de chèques ou des dépôts de sept caractères.||
Les lignes de transactions
Les transactions comme telles se composeront d’au moins trois lignes.
La première ligne d’une transaction
Syntaxe: [ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ]
||[Le premier caractère ]|IlC, désigne un chèque ; D, un dépôt ; E, une écriture au journal. Cette lettre peut être majuscule ou minuscule.Doit être un __C__, __D__, __E__ pour identifier le type d'inscription désiré.
[Les six (6) caractères suivants]|Exemple: 050102 pour indiquer le 2 janvier 2005. Si la date est composée de six blancs, le système utilisera la date du jour. Comme le point de référence pour l’an 2000 évolue selon les versions, il n’y a pas à s’inquiéter pour l’inscription automatique dans le bon siècle.Date selon le format AAMMJJ.
[Les trente (30) caractères suivants]|La dimension est fixe et si le commentaire à inscrire a moins de trente caractères complétez le champ avec des blancsLe commentaire.
[Les cinq (5) caractères suivants]|Ont peut inséré la ligne LCD5, LCD6 ou LCD7 dans lea paramêtres pour utiliser une autre longueur.Numéro de chèque ou de dépôt.||
- Si l'inscription compte moins de caractères que le nombre indiqué, il faut compléter à droite avec des blancs.
- S'il y a des caractères supplémentaires sur cette ligne, ils seront ignorés lors de l'importation.
Les lignes d’information pour un chèque imprimable
Le premier caractère de chacune des lignes d’information doit être un Q (majuscule ou minuscule).
||La première ligne de 30 caractères| Nom de la personne ou société à qui le chèque est adressé.
La deuxième ligne de 30 caractères| Nom de la personne ressource à l’intérieur de la société à qui le chèque est adressé.
La troisième ligne de 30 caractères|Adresse de la personne ou société à qui le chèque est adressé.
La quatrième ligne de 30 caractères|Ville de la personne ou société à qui le chèque est adressé.
La cinquième ligne de 6 ou 7 caractères|Code postal de la personne ou société à qui le chèque est adressé.
La sixième ligne de 7, 10 ou 11 caractères|Numéro de téléphone de la personne ou société à qui le chèque est adressé.
La septième ligne de 70 caractères|Ligne 1 de la description sur le chèque.
La huitième ligne de 70 caractères|Ligne 2 de la description sur le chèque.
La neuvième ligne de 70 caractères|Ligne 3 de la description sur le chèque.||
Les lignes suivantes d’une transaction
Chacune des lignes suivantes servira à définir les affectations comptables.
Syntaxe: [ ][ ][ ][ ][ ][ ][~][~][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][ ][~][~][~][~][~][~][~][~][~][~][~][~][~][~][~]
||[Le premier caractère ]|IlX su si on désire utilise une description pour cette affectation, sinon T.Doit être un __T__ ou un __X__ (majuscule ou minuscule).
[Les cinq ou sept (5-7) caractères suivants]|Ce sera cinq caractères, à moins que l’on ait inséré la ligne LGL7 avant le début des inscriptions, où à ce moment on utiliserait une longueur de 7 caractères.compte de Grand livre désiré.
[Les dix-huit (18) caractères suivants]|Les 9 premiers indiqueront un montant au débit et les 9 suivants, un montant au crédit.Montants de la transaction.
[Les quinze (15) caractères suivants]|Ce numéro est optionel et pour l’importation dans l’application Comptabilité Acomba seulement.Numéro du projet auquel est associée la transaction.||
- Les montants doivent être positifs, en dollars et en cents, avec un point et sans virgule.
- S'il y a plus de 2 chiffres après le point, il y aura arrondissement au centième inférieur.
- Les montants totaux affectés au débit et au crédit pour l'ensemble des transactions doivent être égaux pour que l'écriture soit valide.
- Dans le cas de chèques ou de dépôts, on doit toujours commencer en inscrivant une transaction avec un compte de banque comme compte de Grand livre.
- Le montant maximum d'une transaction est de 999 999.99 et doit être positif.
- Pour indiquer la fin des transactions, il suffit de commencer une autre écriture par C, D, ou E ou encore de terminer le fichier.
- Le nombre maximum d’affectations pour une inscription est 999 dans l’application Comptabilité d’Acomba.
- L'inscription est considérée complète si on rencontre le début d'une autre inscription (C, D ou E) ou la fin du fichier.
- Si l'inscription compte moins de caractères que le nombre indiqué, il faut compléter à droite avec des blancs.
- S'il y a des caractères supplémentaires sur cette ligne, ils seront ignorés lors de l'importation.
Les causes de rejet lors de l’importation
- Date invalide
- Format de l'écriture invalide (moins de 42 caractères après C, D ou E)
- Numéro de chèque ou de dépôt invalide
- Numéro de chèque ou de dépôt déjà utilisé dans le système
- Le premier compte utilisé pour l'inscription d'un chèque ou d’un dépôt n'est pas un compte de banque
- Chèque dont le montant affecté au compte de banque est débiteur (indiquant un chèque négatif)
- Dépôt dont le montant affecté au compte de banque est créditeur (indiquant un dépôt négatif)
- Écriture qui ne balance pas
- Montant d’affectation négatif
- Montant de transaction supérieur à 999 999.99$
- Format du montant invalide
- Compte de Grand livre inexistant
- Nombre de transactions supérieur à 999 pour Acomba
- Format de la transaction invalide (différent de 23 caractères ou 25 si LGL7)
- Nom du fichier invalide ou inexistant